월정기 출장세차 미작업 회차 정산표는 대표나 실장이 월말에 예정 회차마다 방문 기록, 실제 작업 여부, 보충 결과와 기존 약정을 나란히 적어 고객에게 설명하는 표입니다. 차가 없어 작업하지 못한 날은 '방문·미작업'으로, 나중에 보충한 날은 해당 회차의 '보충 완료'로 연결하세요. 방문 횟수와 세차 완료 횟수를 따로 집계하면 고객이 어떤 날 서비스를 받았는지 확인할 수 있습니다.
차가 없던 날도 완료 횟수에 넣나요?
실제로 세차하지 않은 날은 작업 완료 횟수에 넣지 마세요. 다만 그 회차의 요금 차감, 이월, 보충 여부는 기존 약정과 별도로 대조해야 합니다. '작업했는가'와 '약정상 어떻게 처리하는가'는 서로 다른 확인 항목입니다.
예를 들어 차량 부재 시 해당 회차를 사용한 것으로 처리한다는 약정이 있더라도, 작업 상태는 '차량 부재·미작업'으로 적고 약정 처리 칸에 그 기준을 표시하세요. 실제 완료로 기록하면 고객이 받은 서비스 횟수와 장부가 어긋납니다.
약정에 처리 기준이 없거나 당시 안내를 찾지 못했다면 '처리 협의 필요'로 남기세요. 월말에 새로 정한 기준을 이전 회차에 이미 합의한 것처럼 적지 않습니다.
복사해서 쓰는 월정기 출장세차 미작업 회차 정산표
표 상단에는 고객명, 차량 식별정보, 대상 월, 약정 횟수와 약정 확인 자료를 적으세요. 아래는 가상 예시이며, 월 4회 중 차량 부재 회차를 같은 달에 보충하기로 한 약정이 확인된 상황입니다.
| 회차·예정일 | 방문 확인 | 예정일 작업 여부 | 미작업 사유 | 보충일·결과 | 기존 약정에 따른 처리 |
|---|---|---|---|---|---|
| 1회차·6/3 | 담당자 방문 메모·작업 전 사진 | 완료·완료보고서 대조 | 해당 없음 | 해당 없음 | 완료 1회 반영 |
| 2회차·6/10 | 방문 메모·당일 고객 안내 기록 | 미작업 | 지정 주차구역에 차량 없음 | 6/26 완료·사진과 보고서 대조 | 같은 달 보충 약정·완료 1회 반영 |
| 3회차·6/17 | 담당자 방문 메모·작업 전 사진 | 완료·완료보고서 대조 | 해당 없음 | 해당 없음 | 완료 1회 반영 |
| 4회차·6/24 | 담당자 방문 메모·작업 전 사진 | 완료·완료보고서 대조 | 해당 없음 | 해당 없음 | 완료 1회 반영 |
이 예시의 합계는 예정 4회, 예정일 완료 3회, 예정일 미작업 1회, 보충 완료 1회, 실제 완료 총 4회입니다. 6/26은 2회차의 보충이므로 별도 유료 회차나 다섯 번째 완료 회차로 중복 집계하지 않습니다.
보충 날짜만 잡았다면 '6/26 예정·미완료'로 적고 완료 합계에서 제외하세요. 확인 자료가 없는 칸은 기억으로 채우지 말고 '기록 없음·확인 중'으로 표시합니다.
월말에 기억을 맞추지 않도록 당일 남길 기록
- 출발 전: 담당자가 고객·차량과 예정 회차를 확인합니다. 비슷한 차량을 구분할 수 있도록 내부 차량 식별정보를 함께 적습니다.
- 차량 부재 확인 시: 확인 시각, 확인한 주차구역, 담당자와 미작업 사유를 남깁니다. 빈 주차면 사진만으로 차량 부재 전체를 단정하지 말고 고객에게 보낸 당일 안내도 함께 대조합니다.
- 고객 안내 시: '오늘 6/10 예정된 2회차는 지정 구역에서 차량을 찾지 못해 작업하지 못했습니다. 차량 위치와 보충 가능한 날짜를 확인 부탁드립니다'처럼 사실과 다음 행동을 적습니다.
- 보충 완료 시: 기록 제목이나 메모에 '6/10 예정 2회차 보충·6/26 완료'를 적고 작업 사진을 연결합니다. 보충 일정 확정과 실제 완료를 구분합니다.
고객이 다른 구역에 주차했다고 알려왔거나 작업자가 방문하지 못한 날은 사유를 각각 구분하세요. 모든 미작업을 '차량 부재'로 묶으면 처리 기준을 설명하기 어렵습니다.
사진과 완료보고서는 어느 칸에 대조하나요?
프루펜스에 남긴 작업 사진은 표의 작업일과 완료 여부를 다시 확인할 때 활용할 수 있습니다. 사진에는 함께 제출된 촬영 시각과 서버가 받은 시각이 표시되므로, 두 시각을 구분해 해당 회차와 대조하세요. 시각 표시만으로 방문 장소나 차량 부재가 확인되는 것은 아닙니다.
실제로 완료한 예정 작업과 보충 작업은 각각의 완료보고서를 표에 연결해 고객에게 공유하세요. 프루펜스 완료보고서는 고객이 로그인 없이 작업 사진과 체크리스트 확인 결과를 볼 수 있어, 보충일에 무엇을 했는지 설명할 때 사용할 수 있습니다. 전달할 자료의 구성은 공개 리포트 예시에서 확인할 수 있습니다.
정산표는 별도로 작성하고, 미작업 회차에는 방문 메모와 고객 안내 기록을 대조 자료로 붙이세요. 미작업을 완료보고서로 설명하려고 작업 완료로 바꾸지 않습니다.
고객에게는 합계와 해당 날짜를 함께 보내세요
위 가상 예시에 적용할 안내 문구입니다. 표와 함께 보내고, 약정 문구는 실제 확인한 내용으로 바꾸세요.
'이번 달 약정은 4회이며, 예정일에 완료한 세차는 3회입니다. 6/10 예정 2회차는 차량 부재로 작업하지 못했고, 기존에 정한 같은 달 보충 기준에 따라 6/26에 완료했습니다. 따라서 보충 포함 실제 완료는 총 4회입니다. 회차별 날짜와 완료 자료를 표에 정리했으니 고객님 기록과 다른 날짜가 있으면 알려주세요.'
오늘은 이번 달 예정일을 한 줄씩 적고, 각 줄을 '완료·미작업·확인 중'으로 먼저 나누세요. 이어서 보충 작업을 원래 회차에 연결한 뒤, 기존 약정과 대조해 처리까지 확인된 표를 고객에게 보내세요.