건물 전기 관리 거래를 마치는 업체 대표라면 전기 작업 기록 ZIP 보관 전에 현장·기간·작업 목록을 대조하세요. 내려받은 뒤에는 압축을 풀어 필요한 사진과 작업 내용을 실제로 열어 보고, 빠진 자료를 확인해야 합니다. 보관 완료는 ZIP 파일이 생긴 상태가 아니라, 나중에 특정 작업을 찾아 내용을 읽을 수 있는 상태입니다.
1. 보관할 현장과 기간부터 정하세요
같은 고객이 여러 건물을 관리한다면 고객 이름만 보고 내보내기를 시작하지 마세요. 건물명과 주소, 관리 시작일과 종료일을 먼저 적고 해당 현장의 기록을 확인하세요. 건물 이름이 바뀌었거나 예전 이름으로 남긴 기록이 있다면 그 이름도 함께 찾아봅니다.
보관 범위에는 정기 점검뿐 아니라 긴급 출동, 부품 교체, 재방문 작업도 포함할지 정하세요. 마지막 방문 이후 따로 처리한 작업이 있다면 종료일 안에 들어가는지도 확인합니다. 이 범위를 별도 메모에 남겨 두면 나중에 누락 여부를 판단할 기준이 됩니다.
2. 방문 목록과 실제 기록을 한 건씩 맞추세요
달력이나 출동 메모 등 업체가 따로 관리한 방문 내역을 옆에 두고 누적 작업 기록과 대조하세요. 전체 건수가 같아도 같은 날의 작업이 중복되거나 다른 방문이 빠졌을 수 있으므로 날짜와 작업 제목까지 맞춰야 합니다.
- 방문 날짜별로 작업 제목과 현장 내 위치를 적습니다. 지하 전기실 분전반, 3층 공용 복도 조명처럼 구분합니다.
- 각 방문에 연결되는 작업 기록을 열고 날짜·대상·작업 내용이 맞는지 확인합니다.
- 교체나 보수 작업은 작업 전·중·후 사진이 필요한 만큼 남아 있는지 봅니다. 정기 점검은 점검 항목과 결과를 확인합니다.
- 재방문 기록은 최초 작업과 함께 찾아둡니다. 처음 조치한 내용과 다시 방문해 처리한 내용을 구분합니다.
- 기록이 없거나 설명이 부족한 항목은 별도 목록에 남깁니다. 확인할 수 없는 결과를 기억만으로 채우지 마세요.
가상 예시: 방문 메모에는 지하 분전반 차단기 교체와 다음 날 재점검이 각각 있는데 누적 기록에는 교체 작업만 있다면, 재점검 기록이 다른 현장에 연결됐는지 또는 별도로 남아 있는지부터 찾습니다. 교체 사진이 있다는 이유로 두 방문을 모두 확인했다고 표시하지 않습니다.
3. ZIP을 내려받고 안에 담긴 자료를 대조하세요
프루펜스에서 고객·현장별 누적 작업 기록을 조회해 앞서 만든 목록과 맞춘 뒤 ZIP 내보내기를 활용하세요. 기존 작업은 사용자가 고객과 작업 대상에 직접 연결하므로, 해당 현장에 필요한 기록이 모두 연결돼 있는지 먼저 확인해야 합니다.
다운로드한 ZIP은 업체가 정한 보관 폴더에 넣으세요. 파일명은 '가상건물_전기관리_시작일-종료일_내보낸날.zip'처럼 정하면 현장과 보관 범위를 구별하기 쉽습니다. 내보낸 날짜는 작업을 수행한 날짜와 따로 적습니다.
ZIP에 필요한 자료가 모두 들어 있다고 가정하지 마세요. 압축을 푼 뒤 실제 포함된 파일을 기준으로 확인합니다. 보관하려던 작업 정보·점검 결과·완료 문서 중 빠진 자료가 있다면 서비스의 기존 기록과 다시 대조하고, 별도 보관이 필요한 항목을 구분해 적어두세요. ZIP 내부 파일 수는 한 작업에 여러 사진이 있을 수 있어 작업 건수와 같지 않을 수 있습니다.
4. 압축 해제 후 실제 파일을 열어보세요
ZIP이 정상적으로 내려받아졌다는 표시만으로는 확인이 끝나지 않습니다. 별도 폴더에 압축을 풀고 다음 순서로 점검하세요.
- 압축 해제 중 오류가 발생하는지 확인합니다. 오류가 있으면 다시 내려받아 재확인합니다.
- 대조 목록의 각 작업에 해당하는 자료를 찾습니다. 날짜나 작업 내용을 구분할 수 없다면 별도 목록에 파일 위치를 적습니다.
- 보관한 사진과 문서를 열어 빈 화면, 파일 오류, 읽기 어려운 내용이 있는지 확인합니다. 차단기 표기나 점검 결과처럼 추후 문의에 필요한 부분도 읽어봅니다.
- 누락을 발견하면 기존 기록에도 없는지, 내보낸 자료에서만 빠졌는지 구분합니다. 해결 전에는 보관 완료로 표시하지 않습니다.
- 확인한 ZIP과 대조 목록을 다른 저장 위치에도 복사하고, 복사본에서도 압축 해제와 파일 열기를 확인합니다.
공유 링크가 열리는지 확인하는 일과 내려받은 파일을 확인하는 일은 별개입니다. 나중에 오프라인 자료로 답하려면 보관 폴더에서 해당 작업을 직접 찾을 수 있어야 합니다.
5. 보관 확인 메모를 함께 남기세요
아래 항목을 복사해 별도 메모로 작성하고 ZIP과 같은 보관 폴더에 넣으세요. 이 메모는 업체가 직접 작성하는 대조용 문서입니다.
- 현장명·주소 / 관리 기간 / 내보낸 날짜
- 대조한 방문 목록 / 확인한 작업 기록 수
- 작업별 날짜·제목 / 압축 해제 폴더 내 파일 위치
- 압축 해제 결과 / 사진·문서 열기 확인 결과
- 누락·미확인 항목 / 추가로 보관한 자료 위치
- 확인자 / 확인일 / 복사본 저장 위치
프루펜스는 구독 종료 후에도 기존 기록 읽기와 ZIP 내보내기를 지원합니다. 다만 새 작성과 수정은 구독 상태에 따르므로, 관리 거래를 마무리할 때 누락과 보완할 항목을 먼저 살펴두세요.
지금 해당 현장의 기존 기록을 열고, 방문 목록의 첫 작업부터 날짜와 제목을 맞춰보세요. 보관할 작업 목록을 확정한 다음 ZIP을 내려받으면 무엇이 빠졌는지 확인할 기준이 생깁니다.