에어컨청소 보고서는 임대인과 임차인에게 같은 링크만 보내고 끝내면 안 됩니다. 비용을 낸 임대인에게는 주문한 3대 중 무엇이 완료·제외됐는지를, 현장을 확인한 임차인에게는 실제 사용 가능한 기기와 추후 확인할 사항을 설명하세요. 기록은 하나로 만들되 전달 문구의 초점을 다르게 잡는 것이 답입니다.
같은 현장인데 왜 설명을 나눠야 하나요?
임대인은 비용 집행 결과를 확인해야 합니다. 따라서 주문 수량, 기기별 작업 여부, 제외 사유, 추가 방문 필요 여부가 먼저 보여야 합니다.
임차인은 상가를 인도받아 사용할 사람입니다. 어느 기기를 청소했는지뿐 아니라 현장에서 요청한 내용, 청소하지 못한 기기의 현재 상태, 다시 확인할 조건을 알아야 합니다. 임차인이 현장에 있었다는 사실만으로 작업 범위 변경이나 비용 결정을 승인한 것으로 표현해서는 안 됩니다.
에어컨청소 보고서에 기기별로 적을 네 가지
천장형 에어컨처럼 외관이 비슷한 기기는 위치 이름을 먼저 정하세요. 출입문 기준 왼쪽을 1호기, 카운터 위를 2호기, 주방 앞을 3호기처럼 사진과 문구에서 같은 이름을 사용합니다.
| 구분 | 기록할 내용 | 확인용 사진 |
|---|---|---|
| 완료 기기 | 기기 위치, 세척한 범위, 재조립 여부 | 기기 전체, 분리 부품, 세척 후 내부, 재조립 후 외관 |
| 제외 기기 | 기기 위치, 제외된 작업, 현장에서 확인한 사유 | 기기 전체와 작업을 막은 상태가 함께 보이는 사진 |
| 현장 요청 | 요청자, 요청 시점, 요청 내용, 업체가 답한 범위 | 관련 기기 또는 주변 상태 |
| 추후 확인 | 확인 담당자, 필요한 준비, 연락 또는 재방문 시점 | 다음 방문 때 같은 위치를 찾을 수 있는 기준 사진 |
제외 사유는 추측하지 말고 현장에서 확인한 사실만 적습니다. 예를 들어 고장으로 작업 불가라고 단정하지 말고, 전원 확인이 되지 않아 작동 점검과 세척을 진행하지 않았다고 구분하세요.
적용 예시: 3대 중 2대 완료, 1대 제외
가상 예시입니다. 임대인이 상가 인도 전 천장형 에어컨 3대 청소를 주문했고, 현장에 있던 임차인이 위치를 함께 확인했습니다. 1호기와 2호기는 청소를 완료했지만 3호기는 고정 집기 때문에 점검구를 열 수 없어 작업에서 제외했습니다.
- 1호기 출입문 왼쪽: 필터·커버·열교환기 세척, 재조립 완료
- 2호기 카운터 위: 필터·커버·열교환기 세척, 재조립 완료
- 3호기 주방 앞: 고정 집기가 점검구를 가려 분해와 세척 제외
- 현장 요청: 임차인이 3호기 위치와 제외 상태를 함께 확인
- 추후 확인: 집기 이동 가능 여부와 재방문 일정은 임대인 확인 필요
임대인에게 보낼 안내 문구
복사 문구
안녕하세요. 요청하신 상가 에어컨 3대 중 출입문 왼쪽 1호기와 카운터 위 2호기는 청소와 재조립을 완료했습니다. 주방 앞 3호기는 고정 집기가 점검구를 가려 현장에서 분해할 수 없어 작업에서 제외했습니다. 현장에 계신 임차인께 기기 위치와 제외 상태를 안내했습니다. 3호기 작업 여부를 결정할 수 있도록 집기 이동 가능 여부와 재방문 필요 여부를 확인 부탁드립니다. 기기별 작업 사진과 확인 내용은 완료보고서에서 보실 수 있습니다.
임대인 문구에는 주문한 수량과 실제 완료 수량을 첫 문장에 넣으세요. 비용 조정이나 추가 비용이 확정되지 않았다면 확정된 것처럼 쓰지 말고, 결정이 필요한 항목으로 남겨야 합니다.
임차인에게 보낼 안내 문구
복사 문구
안녕하세요. 오늘 현장에서 함께 확인한 에어컨 가운데 출입문 왼쪽 1호기와 카운터 위 2호기는 청소와 재조립을 완료했습니다. 주방 앞 3호기는 고정 집기가 점검구를 가리고 있어 분해와 세척을 진행하지 않았습니다. 해당 기기는 청소 완료 기기에 포함되지 않으며, 집기 이동과 재방문 여부는 임대인 확인 후 다시 안내드리겠습니다. 사용 전 별도 확인이 필요한 사항이 생기면 3호기 위치를 기준으로 알려주세요.
임차인 문구에는 비용 설명보다 현재 사용할 공간의 상태를 분명히 적습니다. 특히 제외 기기를 완료 기기와 같은 목록에 섞지 말고, 청소하지 않았다는 사실과 다음 안내 주체를 한 문장에 담으세요.
기기별 기록 하나로 두 안내를 맞추세요
사진을 메시지방마다 따로 보내면 1호기와 2호기 사진이 섞이거나 제외된 3호기가 완료된 것처럼 보일 수 있습니다. 프루펜스에서는 한 작업 안에 기기별 점검 항목과 전·중·후 사진을 모은 뒤, 작업 정보와 확인 결과가 담긴 완료보고서를 공유할 수 있습니다. 보고서 화면 구성은 공개 리포트 예시에서 확인할 수 있습니다.
오늘 현장에서는 먼저 세 기기의 위치 이름을 정하고, 완료 기기·제외 기기·현장 요청·추후 확인 사항을 각각 기록하세요. 그 기록을 기준으로 임대인에게는 주문 대비 결과를, 임차인에게는 사용 상태와 다음 조치를 담은 문구를 보내면 됩니다.