담당자 부재 시 에어컨청소 보고서 작성법

야간 사무실 에어컨청소 보고서는 기기번호마다 작업 범위, 완료 여부, 미작업 사유, 이상 전달 사항을 한 장에 모은 인수인계 문서입니다. 작업자는 철수 전에 천장형 에어컨 10대의 상태와 사진을 번호별로 맞춰야 합니다. 시설 담당자는 다음 날 이 문서만 보고 완료 대수와 재확인 대상을 구분할 수 있어야 합니다.

담당자 부재 시 에어컨청소 보고서의 기준

보고서의 기준은 사진 개수가 아니라 어느 기기에 무엇을 했는지 식별할 수 있는가입니다. 전체 10대 중 9대를 완료했다면 나머지 1대도 목록에서 빼지 말고 제외 사유와 후속 조치를 적으세요.

• 완료: 약정한 청소 범위와 재조립·작동 확인까지 끝난 상태
• 제외: 접근 불가, 전원 확인 불가, 파손 우려 등으로 작업하지 않은 상태
• 이상 전달: 누수 흔적, 부품 손상, 소음처럼 담당자 확인이 필요한 상태

1단계: 작업 전에 10대의 번호를 고정하세요

현장에 도착하면 평면도나 이동 동선을 기준으로 AC-01부터 AC-10까지 번호를 붙입니다. 번호표를 부착할 수 없다면 기기 전체와 주변 표지물이 함께 보이도록 촬영하고 위치명을 기록하세요. 예를 들어 AC-03은 '회의실 출입문 쪽', AC-07은 '업무공간 창가 중앙'처럼 다음 날 담당자가 찾을 수 있게 씁니다.

작업 범위도 시작 전에 한 줄로 고정합니다. 예시는 '흡입 그릴, 필터, 드레인팬, 송풍팬 세척 및 조립 후 작동 확인'입니다. 계약에서 제외된 부위는 완료 범위에 넣지 마세요.

2단계: 기기마다 같은 순서로 촬영하세요

한 대를 끝내고 다음 기기로 이동해야 촬영 시각순 사진과 기기번호가 뒤섞이지 않습니다. 각 기기는 아래 순서를 유지하세요.

1. 작업 전: 기기번호와 설치 위치가 함께 보이는 전체 사진
2. 분해 후: 오염 상태와 실제 세척 대상이 보이는 사진
3. 작업 후: 세척된 부품과 재조립 상태가 보이는 사진
4. 확인 시점: 전원 투입 후 운전 상태 또는 확인하지 못한 이유 기록

이상 부위는 가까이 한 장만 찍지 말고 먼저 기기 전체를 촬영한 뒤 해당 부위를 가까이 남기세요. 그래야 사진이 어느 에어컨의 기록인지 연결됩니다.

3단계: 완료·제외·이상을 서로 섞지 마세요

오염이 남아 보인다는 이유만으로 기기 전체를 미완료 처리하거나, 작동 확인을 못 했는데 완료라고 적으면 다음 날 재확인이 어려워집니다. 상태와 사유를 분리해 기록하세요.

한 장 보고서에 바로 쓰는 복사 양식

작업명: 사무실 천장형 에어컨 10대 야간 청소
작업 일시: [날짜] [시작 시각]~[종료 시각]
작업 범위: [약정한 세척·확인 범위]
결과: 완료 [ ]대 / 일부 제외 [ ]대 / 전체 제외 [ ]대 / 이상 전달 [ ]건

마지막에는 '담당자 확인 요청: AC-06 전원 복구 후 운전 확인, AC-09 변색 부위 확인'처럼 다음 행동만 따로 모으세요. 문제가 없으면 '별도 확인 요청 없음'이라고 적어 누락과 구분합니다.

프루펜스로 다음 날 확인까지 연결하기

프루펜스에서는 BEFORE·DURING·AFTER 단계에 사진을 넣고, 사진에 표시되는 촬영 시각을 기준으로 작업 흐름을 정리할 수 있습니다. 기기번호를 점검 항목으로 만들어 완료·제외·이상 내용을 확인한 뒤, 작업 정보와 사진이 포함된 완료보고서를 링크로 공유하면 담당자가 로그인 없이 확인할 수 있습니다. 화면 구성은 공개 리포트 예시에서 확인할 수 있습니다.

전달 문구는 '야간 에어컨 10대 작업을 마쳤습니다. 완료 9대, 운전 확인 제외 1대이며 AC-06과 AC-09의 확인 요청 사항을 보고서에 표시했습니다'처럼 수량과 기기번호부터 쓰세요. 오늘 현장에서는 작업 전 번호 10개를 먼저 확정하고, 철수 직전 보고서의 총대수와 기기별 행 수가 일치하는지 확인하세요.